Programmare con Excel: evidenziare gli appuntamenti con il colore

Se volete evidenziare i prossimi appuntamenti in Excel, uno sfondo colorato graduato è pratico. Questo segna gli eventi più urgenti in modo cospicuo. Qui potete leggere come aggiungere facilmente questo alla vostra lista di appuntamenti.

Per determinare i giorni che mancano alla rispettiva scadenza

  1. Guardate il seguente semplice elenco. Nella colonna A sono inseriti diversi valori di data.

    Questo è il punto di partenza per la vostra panoramica degli appuntamenti.

  2. Nella colonna B, accanto a ogni data, crea una cella che calcola il numero di giorni in sospeso fino alla rispettiva data. Questo è un buon punto di partenza per la codifica dei colori.
  3. Quindi volete calcolare la differenza tra la data inserita e la data di oggi. Per farlo, scrivete la seguente formula nel campo B2: =A2-HEUTE()
  4. Come risultato, però, invece di un numero, vedrete una data dell’anno 1900. Questo perché Excel riformatta automaticamente il campo B2 come data.
  5. Per cambiare questo, cambiate la formattazione nella barra dei menu da Data a Standard. Ora puoi vedere la differenza desiderata in giorni.
  6. Copia la formula e la formattazione nelle celle sottostanti B2 posizionando il quadratino nella cornice della cella di B2 trascinare verso il basso.

    L’elenco è stato completato con una colonna per i giorni fino alla data menzionata.

Ora otterrete la lista dei giorni che mancano al rispettivo appuntamento. I numeri negativi significano che è in ritardo. Per un appuntamento che è già stato completato, questa visualizzazione di un tempo rimanente negativo è ovviamente poco attraente. Questo è il motivo per cui lo si spegne nel passo successivo.

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Per segnare un appuntamento come fatto

La colonna C è per portare le note per gli appuntamenti completati. Per assicurarsi che una voce qui abbia un effetto sulla visualizzazione rimanente nella colonna B, aggiungete una distinzione di caso alla formula: Se C2 è vuoto, il tempo rimanente è calcolato come prima, una nota nella colonna C disattiva la visualizzazione dei giorni rimanenti.

  1. Cambiate la formula in B2 in questo modo: =IF(C2=””;A2-TODAY();””)
  2. Provatelo e scrivete C2 “fatto” o “ok” in esso. La cella B2 non dovrebbe più avere un valore numerico, ma essere vuota.
  3. Ora cliccate di nuovo con il mouse sul quadratino in basso a destra della cella contrassegnata B2 e trascinatelo sull’ultima riga dell’elenco per moltiplicare la formula modificata.

    La lista ha ora un’opzione per aggiungere una nota per gli appuntamenti completati,

Ecco come si evidenziano i prossimi appuntamenti

Ora selezionate le celle con i valori nella colonna dei giorni rimanenti, cioè da B2 a B7.

Vai al pulsante Formattazione condizionale e selezionare Scale di colore la primissima voce di.

Ora la colonna B è già colorata, ma ancora su una base di calcolo errata. Questo perché Excel, per impostazione predefinita, divide l’elenco dei valori per i giorni rimanenti in minimo e massimo e assicura una distribuzione uniforme del colore – ma è possibile migliorare questo con la propria regola per la colorazione.

A proposito: se necessario, potete anche portare la rispettiva settimana di calendario nelle vostre tabelle.

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Impostare regole individuali per la colorazione

Di solito, però, si hanno altri desideri, come ad esempio che tutto ciò che è dovuto oggi sia rosso. Il giallo è per gli appuntamenti in arrivo tra 3 giorni.  Tutto ciò che si trova 14 giorni o più nel futuro appare in verde innocuo. Ora dite a Excel questa regola:

  1. Per fare questo, lasciate evidenziati da B2 a B7 e andate su Formattazione condizionale sulla voce Gestire le regole.
  2. Ora dovresti vedere una panoramica delle regole, che consiste in una sola voce per la regola che hai creato in precedenza. Fare doppio clic su questa voce per cambiarla.
  3. Cambia i valori nei sei campi di input come segue per ottenere la colorazione desiderata:

    Questa regola ti permette di evidenziare i prossimi appuntamenti in modo evidente.

  4. Se confermate il cambiamento della regola di formattazione e chiudete la finestra di amministrazione, Excel dovrebbe marcare gli appuntamenti a colori come desiderato:

    Ora potete vedere dalla marcatura del colore ciò che è dovuto presto.

Come calcolare i giorni lavorativi

A causa del calcolo della data nella formula di cui sopra, la tabella non tiene conto dei fine settimana. Se il tuo caso riguarda il completamento di progetti, per esempio, questi numeri non ti aiuteranno molto, ma hai bisogno dei giorni lavorativi effettivi fino alla scadenza.

Questo non è un problema in Excel. Devi solo usare un metodo diverso per ottenere la differenza di data. Usare la funzione Giorni lavorativi netti(), per calcolare in giorni lavorativi puri.

Ecco la nuova formula completa per la cella B2: =IF(C2=””;GIORNI LAVORATIVI NETTI(OGGI();A2);””)

Poi copiate di nuovo le formule trascinando il quadrato verso il basso per sostituire la prima versione del calcolo.

Il metodo è simile a quello del suggerimento Come trovare in una lista di persone Excel chi ha un compleanno oggi. A differenza della lista dei compleanni, tuttavia, le date non si ripetono annualmente.

Puoi anche scaricare l’esempio finito.

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